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Alles für die Archivierung

In jedem Unternehmen müssen aus steuerrechtlichen und kaufmännischen Gründen Dokumente, wie Bilanzen, Jahresabschlüsse, Akten und Rechnungen, aufbewahrt werden. Voraussetzung ist eine strukturierte und übersichtliche Ablage, damit Sie die Unterlagen zur Prüfung schnell parat haben.

Die Lösung ist der Einsatz von Archivkartons, in denen Sie problemlos mehrere Ordner ablegen können. Durch die richtige Beschriftung wird der gesuchte Inhalt schnell wieder gefunden. So behalten Sie über Ihre Geschäftsunterlagen stets die Übersicht.

Wir haben alles zum Archivieren:

Tipps und Tricks zur Archivierung:


  • Beschriften Sie die Kartons sauber und klar verständlich. Je spezifischer die Beschriftung auf den Inhalt hinweist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Dokumente in den falschen Karton gelangen.
  • Abhängig von der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, sollte auf jeder Archivbox das Wegwerfdatum festgehalten werden. Somit ist eindeutig dokumentiert, welche Unterlagen entsorgt werden dürfen.
  • Legen Sie Termine für die Entsorgung fest. So halten Sie Ihr Archiv schlank und vermeiden das überflüssige Aufbewahren von Unterlagen.
  • Dokumentieren Sie den Ort von jedem abgelegten Karton separat in einer Excel-Liste. So finden Sie den gewünschten Ordner ohne großartige Suche schnell wieder.
  • Für ein Archiv sind Stehregale ideal. Sie sind leicht zugänglich und erleichtern die übersichtliche Ablage.
  • Die Ordner sollten maximal bis zu 80 % gefüllt sein, um die Suche nach dem passenden Dokument zu erleichtern. Mit der Verwendung von Trennblättern und Registern wird der Ordnerinhalt übersichtlicher.
  • Dokumente, auf die häufig zugegriffen werden muss, sollten so platziert werden, dass sie in Griffnähe sind.

Archivkartons


Sowohl für Ordner, lose DIN-A4-Unterlagen, Magazine und Mappen als auch für Register haben wir spezielle Archivlösungen parat. Mit praktischem Beschriftungsfeld und Steckverschluss zum schnellen Verschließen. 

Ordnerkartons


Unsere extrem stabilen Ordnerkartons sind in unterschiedlichen Größen erhältlich. Je nach Bedarf können Sie bis zu 8 Ordner in ihnen verstauen. Die Kartons können gleichzeitig für den Versand verwendet werden. 

Stifte und Marker


Beschriften Sie Archivkartons, um genau zuzuordnen, welcher Inhalt sich in ihnen befindet. Vom Kugelschreiber über Permanentmarker bis hin zum Textmarker – Sie haben die große Auswahl. 

Regale


Zur Archivierung darf natürlich ein passendes Regal nicht fehlen. Stehregale sind ideal, um Archivboxen übersichtlich abzulegen und leicht zugänglich zu machen.

Aktenvernichter


Abhängig von der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, sollten Sie aus Platzgründen überflüssige Dokumente entsorgen. Im Umgang mit vertraulichen Daten müssen Sie sichergehen, dass diese einwandfrei vernichtet werden. Bei uns erhalten Sie Aktenvernichter für den kleinen bis zum großen Bedarf. 


Weitere Tipps zur Archivierung auch im Blog

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Komplett papierlose Büros sind momentan in vielen Unternehmen Wunschgedanken. Noch gibt es überall zu viele Dokumente, die ausgedruckt und archiviert werden. Ganzheitlich darauf zu verzichten und rein digital alle Unterlagen zu speichern, stellt Firmen vor große Herausforderungen.

Aus diesem Grund ist es umso wichtiger, dass Dokumente aus Papier systematisch und geordnet abgelegt werden. Dies sind beispielsweise Verträge, Bestellungen, Korrespondenzen oder Dokumentationen.

Wie Ihnen die perfekte Archivierung gelingt, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel. 

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